+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Входящие и исходящие документы это

Прием и обработка входящих документов Прием и обработка входящих документов [c. Это первый этап работы с полученными документами. Поступившие документы проходят следующие этапы см. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции с пометкой Лично. Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложении.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

10 любимых ошибок в управлении документами

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть: Различные рекламные листовки; Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Его предназначение Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность Упростить работу по обработке и учету корреспонденции; Ускорить срок выполнения указаний руководителя; Повысить дисциплину и производительность труда в организации.

Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов: Входящих документов; Исходящих документов; Для внутренних документов.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет. Регистрация входящего документа при помощи 1С описана данным видеороликом: Форма Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради.

В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.

Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь. В журнале регистрации входящих и исходящих документов должны быть следующие разделы: Порядковый номер входящего или исходящего документа; От кого получен документ или кому отправлен; Направленность документа судебное, информационное, личное, в отдел кадров и т.

Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале. Оформление документа Правила и требования по заполнению Для начала нужно заполнить титульный лист журнала.

Если на вашем предприятии ведется отдельный учет входящих и исходящих документов, то на журнале обязательно нужно указать направленность учета.

Например, журнал учета входящих документов или журнал учета исходящих документов. Также здесь указывается дата начала записей, и оставляется графа для даты окончания журнала. Ее заполняют обычно 31 декабря текущего года, чтобы с начала года начать новый журнал, или фактической датой окончания журнала, если предприятие закрыло свою деятельность.

Страницы в журнале необходимо пронумеровать. После того как будет подписан документ руководителем или другим ответственным сотрудником, его можно регистрировать в журнале. В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии.

В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале.

Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео: Исправление ошибок Все мы люди и можем ошибаться.

И неважно каким способом вы заполняете документы: Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить. Например, если оказалось, что допущен пропуск порядкового номера документа, и после номера идет регистрация номера , нужно внести соответствующую запись в журнал.

Эта запись может выглядеть таким образом: Делопроизводитель Соловьева В. Обязательно подпись ответственного за ведение журнала работника и печать предприятия. Подобная ошибка может быть сделана механически только в том случае, если вы до сих пор заполняете документ вручную.

При оформлении журнала электронным способом, такая ошибка невозможна, так как там порядковые номера устанавливаются автоматом. Если письмо оприходовано неверно. Например, секретарь случайно записал в журнал сведения о поступившем письме, поставил номер и свою подпись. А через некоторое время оказалось, что письмо ненужно было регистрировать.

В этом случае, чтобы не нарушать нумерацию стоит сделать запись под следующим номером о том, что предыдущая запись была сделана ошибочно. Таким образом не будет нарушен порядок регистрации писем. Аналогичным образом можно фиксировать и другие ошибки, допущенные при регистрации входящих и исходящих документов.

Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки.

От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение.

Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному. Как правильно прошивать такой журнал и другие документы, расскажет этот видеоролик: Понравилась статья?

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

Потоки документов в организации

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке. В документообороте выделяют три документопотока: Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Работа с внутренними документами Делопроизводство от А до Я. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря.

Журнал регистрации исходящих документов

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры рис. Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает: Порядок обработки входящих документов Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми устанавливаемыми нормативными актами или индивидуальными устанавливаемыми руководителями. В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Вход на сайт

К записи комментария Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов.

Вид основного раздела журнала:

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто! Своевременность фиксации Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.

Какие документы обращаются в организации

Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Исходящие документы (десктоп-клиент)

Документооборот исходящих документов Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию. Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов. После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ.

Какие документы обращаются в организации

Вид основного раздела журнала: Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Регистрация документов – это фиксация факта создания или входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день.

Предыдущий урок: Согласование документов. Для сотрудника "Деловод" доступны две папки:

Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов докладные записки, положения, инструкции, акты и т. Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам т. Правила регистрации всех этих групп документов несколько отличаются от требований, предъявляемых к регистрации приказов.

Все документы организации делятся на три документопотока: Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

.

.

.

.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. rovebenz

    Это всё чтоб с обычных людей(рабов содрать побольше денег, чтоб мы меньше получали свои честно заработанные деньги на жизнь. Так пидорасы на всё цены поднимают, продукты, квартплата и т.п. а вот зарплата постоянно падает (типа кризис), к тому же везде идут сокращения. Эти чиновники совсем зажрались, каким местом они думают мы бл.ть не в Европе живёт там где заработанная плата труда больше в несколько раз.